PMS: O grande aliado da pousada para uma gestão eficiente

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PMS = “Property Management System” ou “Sistema de Gerenciamento de Propriedade”

No contexto hoteleiro eu considero o PMS a ferramenta mais importante do negócio, em meio a tantas palavras e siglas gringas que permeiam o nosso dia a dia (OTA, RMS, Channel…) precisamos entender o conceito de cada uma delas para não deixar escapar aspectos relevantes que facilitam o gerenciamento.

O PMS é o principal sistema dentro de uma pousada porque ele reúne todas as informações cruciais do negócio como: estoque/inventário, tarifário, financeiro e os relatórios. A partir destas informações é que temos acesso aos números que determinam como anda a nossa operação. Quando alguém te pergunta qual o sistema que usas na tua pousada, ele está te perguntando: “qual o teu PMS?”.

Hoje em dia é muito comum o uso desta ferramenta por pousadas e hotéis de pequeno porte, o grande problema é não utilizá-lo em sua plenitude. Todo mundo já entendeu que a grande visibilidade para vender o seu hotel está dentro das OTA´s (booking.com, airbnb, hoteis.com, decolar, etc.) e para você conectar a sua propriedade nestes canais precisa de um local para centralizar o seu inventario. Este local é o PMS.

Tudo bem, você utiliza o PMS para gerenciar o seu estoque e evitar o temido overbooking. O problema é quando você só o utiliza para isso, é como se você tivesse acesso a uma Ferrari, mas preferisse um Kwid (nada contra o Kwid, mas eu não o queria se tivesse acesso a uma Ferrari pulsante rsrsrs). Essa ferramenta vai muito além disso e você pode explorar todo o seu potencial.

Utilizando o PMS na rotina de reserva da pousada

Vamos imaginar uma situação de inserção de uma reserva no sistema fazendo todos os passos de forma a utilizar o PMS em sua plenitude:

1. Consulta a disponibilidade e bloqueia o período solicitado;
   • Evita o overbooking;
   • Informações atualizadas sobre ocupação do hotel;
2. Informa o valor das diárias;
   • Base de informações para diversos relatórios:
     • Diária Média;
     • Faturamento e Resultados;
     • RevPAR e TRevpar; etc.
3. Informa a origem da reserva;
   • Informação relevante para identificar nos relatórios a eficiência das vendas em cada canal. Qual o meu faturamento e ocupação referente as reservas oriundas do Booking. com? Qual o meu percentual de reservas diretas comparadas as vendas em OTA´s (comissionadas)?
4. Se houver pagamento antecipado cadastra, ou informa o prazo de pagamento negociado com o cliente;
   • No meu caso eu trabalho com pagamento antecipado, na medida que informo o adiantamento da reserva o PMS já gera um contas a receber quando é pago em cartão de crédito (com data correta e valores já descontados da taxa do cartão) ou um lançamento no extrato caso o pagamento tenha sido realizado por pix;
   • Viabiliza todo controle financeiro deste adiantamento ou gera uma notificação de cobrança caso o prazo cadastrado para o pagamento esteja vencido.
5. Realiza o cadastro completo dos hóspedes;
   • Ponto importantíssimo que vejo ser negligenciado de forma amadora. Tratando os dados do seu hóspede da forma correta dentro do PMS você ganha:
     • Controle fiscal com a informação completa do seu hóspede na emissão da nota fiscal;
     • Base de dados para uso no marketing e relacionamento com o hóspede que por sua vez é um ativo muito valioso na obtenção de novos clientes e na retenção baseada em sua experiência no hotel;

Notou a quantidade de informações oriundas de um cadastro de reserva bem-feito? É isso que um PMS faz, ele organiza e cruza as informações de forma prática para facilitar a gestão do negócio. Os sistemas de maneira geral servem para isso, o grande problema é que os usuários muitas vezes não estão dispostos a cadastrar as informações da maneira correta e elas são o alimento que fazem tudo acontecer.

Utilizando o PMS na rotina financeira da pousada

O controle financeiro é o alicerce fundamental na gestão de uma pousada ou pequeno hotel, isso não é novidade e serve para qualquer negócio. Uma empresa sem controle financeiro efetivo está fadada ao fracasso, ainda que a sua operação seja redonda.

Mais uma vez o PMS entra neste cenário como um facilitador, ele concatena todas as informações para gerar os relatórios necessários ao entendimento de como as coisas estão andando. O mais importante é que ele faz isso de forma prática, ou tenta rsrsrs, tornando o processo mais intuitivo.

O controle financeiro de uma pousada é feito basicamente a partir do monitoramento de todas as contas correntes do negócio informando do que se trata cada lançamento. Neste contexto eu trato as contas correntes como sendo qualquer ambiente onde ocorre alguma transação financeira. O mais comum são as contas bancárias onde fazemos diariamente os diversos pagamentos aos fornecedores, os recebimentos de cartão de crédito e outras receitas. Tem também o fundo de caixa que é aquele valor em espécie que fica a disposição para recebimentos e pagamentos rápidos (muita gente chama de conta cofre, caixinha, etc.). Esse conceito é importante.

Precisamos ter em mente que devemos controlar qualquer movimentação financeira pertinente a empresa, todas, sem exceção, e elas ocorrem sempre em algum ambiente e a este ambiente chamamos de conta corrente. Você precisa identificar todos os ambientes e cadastrá-lo como uma conta corrente dentro do seu PMS.

Toda conta corrente tem um saldo e este saldo dentro do sistema deve bater com o que de fato existe fora dele. Isso é o controle efetivo que estou tratando aqui, é o que chamamos de conciliação bancária que consiste em informar cada lançamento financeiro dentro do sistema alocando em seu devido lugar. Este “lugar” é o plano de contas… vixe tá começando a complicar rsrsrs – se fosse fácil eu não estaria disponibilizando o meu tempo aqui para falar sobre isso.

“É justo que muito custe o que muito vale”

Santa Teresa D’Ávila

O conceito de plano de contas, que também pode ser chamado de plano financeiro, está atrelado ao conceito de DRE. Eu costumo dizer que podemos pensar no plano de contas como um guarda-roupa onde temos as gavetas para colocar as cuecas, as prateleiras onde ficam as camisetas de trabalho, os cabides onde penduramos as camisas sociais e assim por diante. O plano de contas é o organizador financeiro onde cada lançamento da conta corrente é alocado.

O cadastro do Plano de Contas é realizado dentro do PMS, basicamente temos dois grandes grupos: RECEITA e DESPESA. Dentro destes grupos podemos cadastrar as categorias que se referem a eles, obviamente, e dentro destas categorias cadastramos as contas propriamente ditas. No exemplo acima a conta Honorários Advocatícios está cadastrada da seguinte forma:

• Grande Grupo: DESPESAS
• Categoria: ADMINISTRATIVAS
• Conta: HONORÁRIOS ADVOCATÍCIOS

Não confunda a conta do plano de contas com a conta corrente que citei no começo deste bloco. A conta do plano de contas é o que você vai utilizar para vincular dentro do PMS o lançamento da conta corrente, é ela que organiza a informação que está no extrato do seu banco. Vamos a um exemplo: eu recebi do meu escritório de advocacia a nota fiscal dos honorários mensais e o boleto de pagamento referente a este serviço. Veja o passo a passo de como eu procedo para pagar e registrar isso no PMS:

1. Faço o agendamento deste pagamento no meu banco, fora do PMS;
2. Admitindo que o meu boleto tem data diferente da minha nota fiscal, eu vou gerar um título à pagar dentro do PMS informando que no dia “X” haverá um débito no banco “XYZ” no valor de “R” e que trata-se de uma despesa relacionada a conta – honorários advocatícios – no meu plano de contas;
   • A partir deste único lançamento o PMS consegue:
     • Listar os títulos pendentes de pagamentos e notificar quando o mesmo estiver atrasado;
     • Informar em relatório o fluxo de caixa com previsão de recebimentos e saídas, considerando inclusive o saldo, e identificando uma possível necessidade de capital de giro;
     • Informar as despesas detalhadas daquele fornecedor em determinado período, separando em regime de competência (data da nota fiscal) e de caixa (data do pagamento do boleto);
     • E outras infinidades de relatórios financeiros;
3. No dia que ocorre o pagamento e consta em meu extrato do banco, no ato da conciliação bancária dentro do PMS, eu dou baixa nesse título;
   • Neste momento eu alinho as informações do meu banco com o meu PMS;
   • Retiro o título à pagar das pendências e notificações gerados pelo controle do meu PMS;

Mais uma vez o PMS mostra todo o seu poder gerando uma série de conexões importantes a partir de um lançamento bem feito, é isso que ele faz, economiza nosso tempo fazendo todo o trabalho duro. De nós é exigido apenas uma coisa, faça o lançamento bem feito, entenda o mecanismo e forneça as informações corretas. Lembre-se, até o melhor sistema do mundo depende de informações bem cadastradas.

Esse foi apenas um exemplo simbólico, a rotina financeira exige disciplina para fazermos todos os dias o que tem que ser feito. Uma vez entendido e estabelecido o processo esse trabalho torna-se muito simples e trivial. Confie em mim, é muito mais fácil executar os trabalhos de uma pousada utilizando todos os recursos do seu PMS.

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Quando as informações estão bem organizadas dentro do PMS você ganha uma infinidade de possibilidades para tratar os seus dados. O próprio PMS já traz uma séria de relatórios importantes para a condução do seu negócio, além disso você pode extrair as informações e manipulá-las de forma personalizada trazendo ainda mais conhecimento sobre todas as áreas da sua pousada. Na imagem acima eu trago um exemplo de tratamento de dados extraído do PMS e manipulado com excel + power bi, mas você não precisa se preocupar com esse nível avançado de tratamento dos dados neste momento, faça um bom trabalho dentro do PMS e já terá todas as informações que precisas nele mesmo.

Uso o PMS Desbravador Light Web que atualmente está em sua versão 1.79, é um sistema que roda na nuvem e você tem a facilidade de acessar em qualquer lugar. Sinceramente, não tenho do que reclamar, já são mais de 7 anos usando este sistema (desde 2018) e sempre me atendeu muito bem. Eu destaco o atendimento da empresa como o ponto forte, é muito importante você ter a quem recorrer quando precisa e todas as vezes que precisei eles me atenderam de forma muito eficiente. Para pontuar algo que me incomoda é o acesso mobile dele, consigo acessar através do meu celular utilizando o navegador mas a experiência fica muito limitada em comparação ao acesso pelo computador.